Transformieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Analyse & Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse

Am Anfang steht bei OdoubleT eine gründliche Analyse. Wir nehmen uns die Zeit, Ihre aktuellen Arbeitsabläufe detailliert aufzunehmen und zu verstehen. Dabei dokumentieren wir jeden Schritt – von der Datenerfassung bis zur Übergabe zwischen Abteilungen.

Diese Dokumentation schafft Transparenz und zeigt, wo Zeitfresser und Medienbrüche existieren. Gemeinsam mit Ihnen legen wir klar fest, wie Ihre Prozesse derzeit ablaufen und wo Ihre Prioritäten liegen. So erhalten wir die Grundlage, auf der wir Optimierungen aufbauen können.

Standardisierte Abläufe (SOPs) definieren

Auf Basis der Analyse identifizieren wir wiederkehrende Muster in Ihren Tätigkeiten. Für diese Standard Operating Procedures (SOPs) erarbeiten wir klare, einheitliche Ablaufschritte.

Das bedeutet: Wir helfen Ihnen, aus informellen Vorgehensweisen strukturierte Prozesse zu machen. Jeder weiß dann, was wann zu tun ist – eine wichtige Voraussetzung, um Prozesse erfolgreich zu automatisieren. Dokumentierte und standardisierte Abläufe sorgen dafür, dass die Automatisierung zielgerichtet und zuverlässig erfolgen kann.

Automatisierungspotenziale erkennen

Nicht jeder Prozessschritt lässt sich oder sollte automatisiert werden. Wir filtern daher gezielt jene Aufgaben heraus, bei denen Automatisierung den größten Nutzen bringt – sei es durch Zeitersparnis, Fehlerreduktion oder Entlastung Ihrer Mitarbeiter.

In Workshops und mit unserem Know-how zeigen wir Ihnen auf, welche Tätigkeiten sich ideal für KI-gestützte Workflows eignen. Sie erhalten einen klaren Fahrplan, welche Automatisierungen den höchsten Return on Investment versprechen und wie wir schrittweise vorgehen, um diese umzusetzen.

Technischer Workflow: Von der Spracheingabe zur Aktion

Wir setzen auf modernste Technologie, um Ihre Prozesse spürbar zu verbessern.

1. Spracheingabe: Ihre Mitarbeiter können Informationen frei formuliert eingeben oder in einem geführten Dialog sprechen. Ob spontane Notiz oder strukturiertes Abfragen per Sprachassistent – beides ist möglich.
2. Transkription: Eine leistungsfähige KI wandelt das gesprochene Wort in Sekundenschnelle in geschriebenen Text um und extrahiert relevante Inhalte (z. B. Zahlen, Namen, Auftragsdetails).
3. Verarbeitung in n8n: Der transkribierte Text wird an unsere Automatisierungsplattform n8n übergeben. Dort läuft ein vordefinierter Workflow, der die Information weiterverarbeitet: Er ordnet die Eingaben dem richtigen Prozess oder Formular zu, transformiert Daten ins benötigte Format (z. B. Datumsangaben, Einheiten), analysiert den Inhalt nach hinterlegten Regeln und führt alle erforderlichen Folgeaktionen aus.
4. Ergebnis & Feedback: Am Ende des Workflows steht das gewünschte Ergebnis. Ihr Mitarbeiter erhält eine Rückmeldung, z. B. eine Bestätigung auf dem Bildschirm oder per Sprachausgabe, dass die Aufgabe erledigt ist. Gleichzeitig sind alle verbundenen Systeme auf dem aktuellen Stand.

Dieser End-to-End-Ablauf passiert in der Regel innerhalb weniger Sekunden bis Minuten, sodass Ihre Prozesse praktisch in Echtzeit ablaufen. Durch die Kombination aus KI-Spracherkennung und n8n-Workflows schaffen wir eine flexible Automatisierungslösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert.